Et optimalt forhold mellom drift og vedlikehold

I denne oppgaven har jeg drøftet følgende problemstilling: Hvordan kan drift og vedlikehold samkjøres for å få mest mulig ut av pengene og ressursene som brukes i dag, og er dagens husleienivå dekkende for å opprettholde bygningenes standard og funksjonalitet? For å få svar på problemstillingen har jeg utledet fem forskningsspørsmål: 1. Hvordan er forholdet mellom drift- og vedlikeholdsinnsatsen og disse kostnadene og husleieinntekten? Kan det forekomme kryss-subsidiering mellom gamle og nye bygg med hensyn til husleiefastsetting og byggenes drifts- og vedlikeholdsbehov? 2. Hva utgjør DV-innsatsen omtrentlig på: a) Bygg av en gitt kategori yngre enn 5 år, b) Bygg av samme kategori 5 – 40 år og c) Bygg av samme kategori eldre enn 40 år? 3. Hvordan foregår planleggingen av DV- planene i dag? Er det mye samarbeid mellom drifts- og vedlikeholdsavdelingen om planleggingen? Greier man å planlegge DV-planene opp mot vedtatte strategier? Hvordan forløper gjennomføringen av de oppsatte planene seg? 4. Er det nok ressurser til å forhindre forringelse av byggene (opprettholde vedtatt/definert standard)? 5. Kan man snakke om et “driftsetterslep” og hva innebærer dette (har de ansatte tid til å gjennomføre det de skal)? Er det dette som igjen fører til økende behov for vedlikehold? Oppgaven benytter en kombinasjon av kvantitative og kvalitative metoder, deriblant dokumentanalyse av tilgjengelige dokumenter, tilstandsanalyser og regnskapstall, LCC- og nøkkeltallsberegnet husleie, sammenligning av cases og intervjuer. Det er forsøkt å verifisere resultatene fra den kvantitative analysen med den kvalitative analysen. Resultatene ble diskutert opp mot tilgjengelig litteratur på området. Casene omhandler to markedsområder med til sammen tre etablissement eller militærleirer samt tjue befalsforlegninger fordelt på disse tre etablissementene. Videre er det intervjuet atten personer fra disse to markedsområdene. I forskningsspørsmål nummer én viste regnskapstallene og intervjuene at det ikke er balanse mellom drift- og vedlikeholdskostnadene og husleieinntektene. På inventarnivå ser man at de midlene som tildeles gjennom husleien ikke brukes på de enkelte bygningene. Midlene kryss- subsidieres mellom bygninger, etablissement og markedsområder både på drift og vedlikehold. Bygninger det er utført en livssykluskostnadsberegning (LCC- beregning) på viser at den LCC- beregnede husleien øker kraftig i forhold til den gamle nøkkeltallsberegnede husleien. I forskningsspørsmål nummer to ble regnskapstallene for alderssammensetningen av bygningene i casene vurdert. Regnskapstallene viste at kostnadene stiger med alderen for bygningene i casene. Dette samsvarer med intervjuene som ble gjennomført samt med litteratur på området. I forskningsspørsmål nummer tre viste dokumentanalysen overordnet DV- strategi, vedlikeholdsstrategi og kravspesifikasjoner i forhold til utviklingen av den gjennomsnittlige tilstandsgraden i Forsvarsbygg. Det er ikke utarbeidet en egen strategi på drift. Intervjuene viser at det er flere utfordringer blant annet noe lite samarbeid på tvers av avdelingene. De ansatte har mange data- og andre systemer å forholde seg til. Det er også forskjellig detaljeringsgrad på driftsplanen samt dokumentasjon av gjennomførte driftskontroller og - ettersyn mellom markedsområdene. Denne dokumentasjonen brukes i tilstandsanalyser og planlegging av vedlikeholdsplanen i enkelte markedsområder. Gjennomføringen av DV- planene forløper greit og gjennomføres med noen avvik og endringer. I intervjuene påpekes det at det er knapt med tid, både på drift og vedlikehold. I forskningsspørsmål nummer fire kan man se at den gjennomsnittlige tekniske tilstandsgraden på bygningsporteføljen ble redusert i markedsområde to. I markedsområde én var det en positiv utvikling i tilstandsgrad, men ser man utelukkende på DV- inntekter og utgifter så var det et underskudd på begge markedsområdene. I forskningsspørsmål nummer fem ble det sett på om det forekommer driftsetterslep på den utvalgte bygningsmassen i casene. Ut fra intervjuene greier de ansatte å gjennomføre driftsplanen og således er det ikke et driftsetterslep. I de markedsområder med grovmasket driftsplan vil det være vanskeligere å finne ut hva som skal gjøres til en hver tid på drift og det kan forekomme mindre driftsetterslep. Intervjuene mente at manglende drift på sikt vil kunne føre til et økende vedlikeholdsbehov på grunn av raskere forfall og skadesaker på bygningsmassen. Det konkluderes med at drift og vedlikehold best mulig kan samkjøres ved å øke informasjonsflyten og samarbeidet mellom avdelingene. Dette krever en økt mengde av dokumentasjon på gjennomføringen av driftskontroller- og ettersyn. Dette vil kunne føre til bedre kjennskap om bygningsmassen samt å redusere tidsbruken på tilstandsanalysene. Det er også viktig å få detaljerte driftsplaner på plass. Med den nøkkeltallsbaserte husleieinntekten Forsvarsbygg har i dag, konkluderes det med at midlene ikke strekker til for å opprettholde den definerte standarden. Der det er mulig bør det derfor beregnes en ny kostnadsdekkende husleie ved hjelp av LCC- beregninger. Dette vil igjen kunne føre til en bedre forvaltning av bygningsmassen i løpet av porteføljens levetid. Gjøres det ikke noe med husleieinntektene vil man risikere et økende vedlikeholdsetterslep på bygningsmassen.